Современное мероприятие не может обойтись без качественного технического оснащения. Оно нужно для аккредитации, конгрессной части, нетворкинга и коммуникации с гостями. Чтобы ивент оставил только положительные впечатления, нужно продумать эти моменты заранее и предусмотреть технические риски. Рассказываем, что нужно учесть при подготовке мероприятия с точки зрения техники.

Интернет за последние несколько лет стал неотъемлемой частью ивент индустрии. Без него гостям нельзя пройти регистрацию, использовать мобильное приложение, участвовать в интерактивах. Кроме того, один из трендов последних лет в event-индустрии — это создание онлайн-коммьюнити для участников мероприятия.

В крупных городах операторы мобильной связи обеспечивают стабильный доступ к интернету. По данным агентства TelecomDaily, за первый квартал 2024 года скорость передачи мобильного интернета в среднем выросла на 0,5-1,4%. Однако при организации мероприятия нужно учитывать, что качество связи у участников, которые собрались в одном месте может падать. Дело в том, что вся нагрузка сконцентрируется на одной базовой станции, которая находится ближе к площадке.

Решить эту проблему поможет доступ к WI-FI на территории ивента. При этом учитывайте следующее:

• предварительно рассчитайте количество точек и общую нагрузку — она зависит от планируемого количества гостей и территории площадки;
• настройте авторизацию в сети через QR-код, номер телефона, логин и пароль — это обязательное требование законодательства.

Дополнительно рекомендуем обеспечить пункты аккредитации проводным интернетом или мобильным модемом. Это способ подстраховаться — даже у самых надежных операторов бывают сбои.

Чтобы технические сбои не помешали проведению мероприятия, необходимо продумать план на случай сбоев на серверах. Так, например, из-за сбоя ЦОДА «Госсзнак» во время федерального мероприятия сервера стали недоступны на целые сутки. Чтобы такого не произошло, рекомендуем дублировать и размещать сервера в физически разных центрах обработки данных. Еще один вариант — развернуть критически важные сервисы локально на площадки.

Внимание к подобным деталям помогло команде СК-Информика во время организации ПМЭФ 2022 года. Несмотря на большое количество участников, техническое оснащение функционировало исправно. Гости общались в мобильном приложении, переходили на сайт, участвовали в интерактивах — всё работало стабильно на протяжении всего мероприятия.

Выбор платформы для организации мероприятия — еще один важный технический момент. Каждое ПО имеет собственные ограничения — о них нужно узнать заранее и сопоставить с требованиями к мероприятию.

Ранее команда СК-Информика при организации ивентов пользовалась услугами сторонних поставщиков ПО. Но когда в критичный момент техническая поддержка отказалась помочь решить проблему, у компании появилась идея о создании своей платформы. Сейчас СК-Информика предлагают клиентам платформу CUBE — собственное ПО, которое легко подстраивается под особенности любого мероприятия.

Мероприятия с каждым годом задают все более высокую планку, поэтому и заказчики становятся более требовательны к технической части. Важно, чтобы в случае внештатной ситуации у организаторов был план действия, а поставщик своевременно оказал поддержку. Чтобы быть готовыми к любой ситуации, необходимо:

• заранее прописать все возможные сбои и определить средства их локализации;
• определить и подготовить перечень резервного оборудования;
• назначить ответственных для быстрого реагирования и решения проблемы.

Рекомендуем перед началом мероприятия провести технический прогон. В ходе теста не только проверяют работу оборудования, но и отрабатывают сценарии внештатных ситуаций с привлечением всех сотрудников. Каждый человек, который участвует в организации ивента, должен четко знать свои обязанности и действия в подобных ситуациях.

Технические сбои и проблемы с оборудованием могут испортить даже самое масштабное мероприятие. Чтобы этого не случилось, организаторам нужно подумать о них заранее и подготовить сценарии на случай возникновения проблем. Кроме того, важно выбрать надежного поставщика услуг, который подстрахует в нужный момент и поможет оперативно устранить сбои.